Curso de Access en Colombia: bases de datos para el trabajo administrativo

En resumen: el curso de Microsoft Access de ProgramBI para Colombia es un programa en vivo por Zoom de 20 horas y 7 módulos que enseña al personal administrativo a diseñar, construir y administrar bases de datos relacionales: tablas con claves y relaciones, consultas con criterios y SQL básico, formularios con validaciones, informes de gestión exportables a PDF y Excel, y macros para automatizar tareas. Valor: $ 299.900. La ficha reporta cupos abiertos con fecha por confirmar.

Las grabaciones quedan disponibles de por vida en el campus, se entrega certificado al completar y el curso cierra con un proyecto integrador sobre un proceso empresarial. En las preguntas frecuentes de la ficha, la clase se ubica a las 17:30, hora de Colombia. Se paga en pesos colombianos con Mercado Pago Colombia, PSE, Nequi o transferencia. Información consultada el 4 de noviembre de 2026.

El problema que resuelve

En muchas oficinas la información vive en archivos de Excel que se envían por correo, se copian y se modifican en paralelo. Con el tiempo, el mismo dato existe en varios lugares y ninguno es del todo confiable. Access permite centralizar esa información en tablas relacionadas, controlar cómo se ingresa y obtener reportes sin rehacerlos cada vez.

El curso no pretende reemplazar Excel —sigue siendo la herramienta adecuada para cálculos y análisis puntuales—, sino enseñarle a reconocer cuándo una necesidad ya pide una base de datos. Esa distinción es el punto de partida del módulo 1.

¿Su proceso ya necesita una base de datos? Una prueba rápida

Responda sí o no a estas preguntas sobre el archivo con el que trabaja hoy:

1. ¿Más de una persona lo modifica durante la semana?
2. ¿Hay datos que se repiten en muchas filas, como el nombre y el NIT de un mismo cliente?
3. ¿Ha tenido que corregir errores de digitación antes de presentar un informe?
4. ¿El informe mensual le toma más de una hora porque hay que copiar, pegar y filtrar?
5. ¿Le preocupa que alguien borre una fórmula o una columna sin darse cuenta?

Con tres o más respuestas afirmativas, ese proceso es un buen candidato para Access, y probablemente también para su proyecto integrador en el módulo 7.

Lo que cambia en el día a día

Antes del curso, el flujo típico es: alguien envía el archivo por correo, otra persona agrega sus filas, se mezclan versiones, y al cierre de mes se dedica medio día a limpiar y consolidar. Después, el ingreso se hace en un formulario con listas desplegables y reglas que impiden dejar campos vacíos; la información queda en un solo lugar; las consultas guardadas responden las preguntas de siempre, y el informe se genera desde la consulta con un botón. El tiempo que antes se iba en consolidar se puede dedicar a analizar.

Estructura del programa

Aplicaciones en empresas colombianas

Radicación de correspondencia. Cada comunicación que entra o sale se registra en un formulario con número de radicado, remitente, dependencia responsable y fecha límite de respuesta. Una consulta muestra qué está por vencer y un informe semanal agrupa por dependencia.

Seguimiento de cartera. Clientes, facturas y abonos en tablas relacionadas. Una consulta calcula los días de mora de cada factura y un informe con subtotales por asesor comercial se exporta a Excel para el comité de cartera.

Convenios y contratos de prestación de servicios. Contratistas, objetos contractuales, fechas de inicio y terminación y supervisores. Una consulta de parámetros responde a la pregunta "¿qué contratos terminan este trimestre?" sin necesidad de filtrar a mano.

Dotación y elementos de protección. Trabajadores, elementos entregados y fechas de entrega. El informe muestra a quién le corresponde la siguiente entrega y quién tiene pendientes.

Cómo se ve una consulta en SQL

Desde el módulo 3 escribirá consultas como la siguiente, que calcula la cartera vencida por asesor:

SELECT Asesores.Nombre, SUM(Facturas.Saldo) AS CarteraVencida
FROM Facturas INNER JOIN Asesores ON Facturas.IdAsesor = Asesores.IdAsesor
WHERE Facturas.FechaVencimiento < Date() AND Facturas.Saldo > 0
GROUP BY Asesores.Nombre
ORDER BY SUM(Facturas.Saldo) DESC;

No se necesita experiencia previa en programación. Estas instrucciones básicas son las mismas que se usan en motores más grandes, como el que se trabaja en el curso de SQL Server.

Ejemplo de proyecto integrador

Una analista de talento humano en Cali podría tomar como caso el control de incapacidades: tablas de trabajadores, áreas, entidades y registros de incapacidad; un formulario de captura con listas desplegables y validación de fechas; consultas de días de incapacidad por área y por mes; un informe con subtotales exportado a PDF para la gerencia, y un menú con botones construidos con macros. El resultado es una herramienta que el área puede seguir usando y mejorando después del curso, sin depender de una sola persona que entienda el archivo.

Al tratarse de información sensible de trabajadores, el diseño del proyecto también obliga a pensar qué campos son estrictamente necesarios y quién debe tener acceso a la base, en línea con la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos de su empresa.

Perfil del participante

La ficha señala como público al personal administrativo que necesita almacenar, organizar, consultar y analizar información de distintas áreas de una organización. Esto incluye auxiliares y analistas administrativos, personal de gestión documental, cartera, compras, talento humano y servicios generales.

Siguientes pasos después de Access

• Bases más grandes y compartidas: curso de SQL Server.
• Tableros e indicadores que se actualizan: curso de Power BI, que puede tomar datos de una base como la que construirá. Para orientarse, consulte la guía para aprender Power BI en Colombia.

Errores frecuentes de quien empieza

• Llevar la hoja de Excel completa a una sola tabla, con datos repetidos en cada fila.
• No definir claves primarias y terminar con registros duplicados.
• Permitir que se digite directamente en las tablas, sin formularios ni validaciones.
• Ejecutar consultas de actualización o eliminación sin una copia de respaldo.
• Construir el informe manualmente cada mes en lugar de basarlo en una consulta.

Información general

• Intensidad: 20 horas, 7 módulos.
• Modalidad: en vivo por Zoom; grabaciones de por vida.
• Fecha: cupos abiertos, próxima cohorte por confirmar.
• Horario: según la FAQ de la ficha, 17:30 a 19:30, hora de Colombia.
• Certificado: al completar.
• Docente: Manuel Oliva, Magíster en Data Science (UAI).
• Valor: $ 299.900. Puedes pagar en 3 cuotas sin interés.